Office Manager
globalexam / 05 MAI 2021
disponibilité : immédiate
contrat : stage
région : Île-de-france
contact : Catherine Dehaussy
e-mail du contact : catherine.dehaussy@global-exam.com
l'offre en ligne : suivez ce lien
Mission

Quel est le job ?
Nous sommes à la recherche d’un(e) Office Manager qui travaillera en direct avec Catherine, notre RRH.

Ton objectif sera de garantir et de développer le bien-être des collaborateurs, la gestion des bonnes relations avec nos prestataires, la conformité HSE et de participer au bon fonctionnement des process sur les achats et le suivi de la facturation.

Tes missions… si tu les acceptes !

En tant qu’Office Manager, tu seras chargé(e) d’assurer la meilleure organisation interne et le bien-être des salariés, de suivre la gestion des achats et de la facturation, et de t’assurer que les mesures HSE en interne sont bien respectées (sécurité des collaborateurs, formations SST).

Vie des équipes :

  • Veiller au respect des règles et procédures définies par le RRH pour une vie en communauté saine et agréable.
  • Garantir la bonne gestion des locaux (maintenance, propreté, sécurité) et gérer l’organisation des bureaux et des postes de travail.
  • Accueillir les visiteurs, traiter les appels extérieurs et les différentes correspondances écrites.
  • Organiser les meetings de la Direction et communs à l’ensemble des GlobalPlayers, préparer et diffuser les documents utiles et les comptes rendus.
  • Organiser les évènements qu’organisent et auxquels participent la société (gestion des invitations, des plannings, de la logistique…), ainsi que les déplacements des collaborateurs (hébergement, transport).
  • Fournir aux GlobalPlayers l’ensemble des ressources dont ils ont besoin pour la réalisation de leurs missions : gérer les stocks de matériel, logiciels et fournitures (ordinateurs, logiciels professionnels, fournitures de bureau…).
  • Développer l’esprit d’équipe et animer la communauté des GlobalPlayers (team building, animations) et négocier les meilleures offres pour ces derniers (restauration, bons plans…).
  • Répondre aux demandes courantes des GlobalPlayers.

Achats et comptabilité :

  • Développer et mettre à jour les bases de données de prestataires et fournisseurs.
  • Réaliser les commandes et optimiser les dépenses.
  • Coordonner les échanges avec les prestataires et fournisseurs.
  • Traiter les notes de frais des collaborateurs.
  • Récupérer les justificatifs, factures et pièces comptables et les transmettre au service financier et à l’expert comptable.
  • Assister le RAF pour la vérification et validation des dépenses lors des clôtures mensuelles et annuelles.

HSE :

  • Définir, déployer et mettre à jour les règles et procédures HSE en collaboration avec le RRH.
  • Réaliser les audits et proposer des améliorations.

Tu frissonnes d’excitation ? Nous aussi !

Profil

On ne naît pas Office Manager, on le devient !

De l’énergie et de la rigueur ? L’esprit d’équipe et une grosse autonomie ? Passionné(e) et prêt(e) à te dépasser ? Tu es un(e) bon(ne) candidat(e) !

Et tu es le candidat idéal si tu as :

  • Au moins une première expérience en entreprise, une expérience en Office Management ou en RH est un +.
  • Tu es organisé(e) et rigoureux(se). Tu aimes gérer plusieurs tâches simultanément et tu sais prioriser pour ne rien oublier.
  • Tu es autonome et sais résoudre des problèmes. Tu fais preuve d’initiative.
  • Tu es curieux, et tu as de bonnes notions en RH et en Comptabilité.
  • Tu es parfaitement à l’aise avec les outils informatiques et la suite Office.
  • Tu t’exprimes parfaitement en français à l’écrit et à l’oral. Tu as un niveau courant en anglais.
  • Point bonus : tu t’intéresses au e-learning, à l’apprentissage des langues,
  • au secteur de l’éducation et de la formation.
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