Le référentiel de compétences

Une démarche de cartographie rigoureuse s’appuie sur un référentiel de compétences, qui définit les compétences attendues dans l’entreprise. Le référentiel peut être associé à une matrice associant à chacun des métiers les compétences requises et le niveau de maîtrise attendu. Un référentiel de compétences est généralement structuré de manière hiérarchique, avec des notions de bloc de compétences, compétences, capacités. Cette approche hiérarchique permet de raisonner à différents niveaux. Au niveau le plus élevé, le bloc de compétences a une portée globale, il est considéré comme acquis de manière durable. Ainsi, par exemple, lorsque l’on parle de CQP, le bloc de compétences est l’unité de mesure : une certification sera acquise par la validation de certains blocs. Au niveau le plus fin, la capacité est une compétence unitaire obéissant à une définition assez fine, qui rend la validation relativement aisée, voire même objective idéalement. Cette approche permet de s’appuyer sur des définitions précises et partagées, que ce soit au sein de l’organisation, ou plus largement d’une branche professionnelle. Ainsi, chaque collaborateur peut se positionner sur ce référentiel, identifier les compétences déjà maîtrisées, celles qui sont à acquérir ou à consolider, se donner des objectifs, suivre sa progression. Et cette vision est partagée par son manager, sa hiérarchie, et la RH.

Trois formes de validation des compétences et leurs outils associés

#1 La validation au moyen de tests : certaines compétences ou connaissances peuvent être mesurées au moyen d’un test, c'est-à-dire des réponses données à un ensemble de questions. Ces questions pourront être de types variés, incluant parfois des questions ouvertes, ou des questions traitant des soft-skills. Lorsque l’on valide des compétences par des tests, il n’y a généralement pas un test dédié à chaque compétence. En pratique, un même test peut produire plusieurs scores, correspondant à différents domaines de connaissances. On peut alors définir comment ces scores analytiques contribuent à la validation de différentes compétences au regard du référentiel.

#2 La validation par témoignage : Toutes les compétences ne se prêtent pas à de simples tests. Certaines, parmi les plus essentielles, ne s’apprécient qu’en situation de travail, par l’observation d’un formateur, d’un tuteur, d’un manager. Le dispositif de cartographie permettra donc d’associer ces deux types de validation : certaines automatisées au moyen de tests, d’autres relevant du témoignage. Il est essentiel de pouvoir combiner ces deux modes. L’évaluation des connaissances par des tests a l’avantage d’être automatisable et objective, de pouvoir être déployée à grande échelle, et d’être intégrée facilement au dispositif de formation. Apprécier des connaissances par le seul témoignage d’un manager n’est pas satisfaisant. A contrario, il serait illusoire d’évaluer au moyen de tests la créativité, l’engagement, le leadership ou la capacité à conduire une réunion. Le référentiel de compétences est le socle sur lequel peuvent s’articuler les évaluations automatiques et manuelles, objectives et subjectives.

#3 La validation par scénarios et l’évaluation 360° : Les scénarios d’évaluation constituent un outil complémentaire précieux. Il s’agit ici d’accompagner et de structurer l’évaluation au moyen d’un scénario. Le scénario est constitué d’une liste de points d’évaluation, chacun ayant une description précise, et chacun participant à la validation d’une compétence au regard du référentiel. Le scénario guide ainsi les acteurs dans l’examen méthodique des différents aspects de la compétence. Cette manière de procéder assume le caractère subjectif de chaque appréciation, mais organise le process, en le rendant parfaitement répétable et traçable. Le scénario peut être déroulé par le collaborateur lui-même, en mode auto-évaluation, donnant son appréciation de sa maîtrise au regard de chacun des points d’évaluation. Il est déroulé aussi par son manager, qui donnera sa vision. L’un et l’autre pourront ensuite confronter leurs points de vue, de manière construite et argumentée, à l’occasion d’un entretien qui aura l’avantage de s’appuyer sur des éléments précis issus du scénario. Et ils pourront aboutir ensemble à une appréciation partagée, à partir de laquelle l’état des compétences sera actualisé. Et bien sûr, ce déroulé par scénario pourra être étendu à une évaluation à 360°, impliquant ses collègues ou bien son équipe.

Des validations unitaires vers les validations de blocs

On a vu que le référentiel de compétences était structuré hiérarchiquement, cela permet de gérer les validations en remontant cet arbre : la validation de capacités unitaires, plus faciles à établir, permettra de valider une compétence, et la validation de compétences mène à la validation d’un bloc. Dans cette validation ascendante, du micro vers le macro, différentes règles, échelles, pondérations et seuils pourront intervenir, et la solution mise en place devra être suffisamment flexible à cet égard.

Traçabilité et livret de compétences

Quel que soit le mode d’évaluation, il convient d’assurer la parfaite traçabilité des validations : détail des tests passés, réponses données et scoring, détail des appréciations de managers ou tuteurs, gestion des documents servant de preuves, historique de la progression. Pour chaque collaborateur, ces éléments constitueront le livret de compétences, qui est donc la traduction individuelle de la cartographie, également appuyée sur le référentiel. Le livret de compétences, partagé avec chaque collaborateur, est le gage de transparence du dispositif d’évaluation.

Finalités de la cartographie

La cartographie des compétences a de multiples finalités. Au niveau de l’entreprise, elle permet d’orienter la politique de formation, d'identifier les besoins, ainsi que les pré-requis en matière de formation, d’identifier des écarts de compétences, de proposer des évolutions de carrière et de montrer le chemin à parcourir. Mais un objectif essentiel est aussi, tout simplement, de s’assurer que chacun sait ce qu’il doit savoir pour exercer son métier de manière qualitative, efficace et sûre, sans risque pour soi-même et pour l’entreprise. Pour le collaborateur, c’est un facteur de motivation, l’assurance d’être évalué d’une manière structurée et juste, aussi objective et fiable que possible, c’est aussi un outil pour piloter sa progression et son parcours professionnel.
Enfin, si le dispositif de gestion des compétences est un outil précieux dans un contexte où les techniques et les outils évoluent rapidement, il faut prévoir que ce dispositif lui-même devra évoluer, tant le référentiel lui-même que les exigences des métiers, et même les outils d’évaluation. 

Experquiz au service de la cartographie des compétences

Ce que nous avons présenté ici n’est rien d’autre que le cahier des charges sur lequel nous avons construit les fonctionnalités de gestion des compétences intégrées à la plateforme Experquiz. La solution est avant tout connue pour ses possibilités avancées en matière d’évaluation, mais ses fonctionnalités de gestion de référentiel, de validation par tests, par observation ou par scénario, de gestion des livrets, de traçabilité intégrale, en font également un outil à l’état de l’art pour la cartographie des compétences.