Changer de plateforme LMS… Pas si simple !
Xavier Voilquin
director training operations emea
medtronic
…Mais le jeu en vaut la chandelle, comme le montre Xavier Voilquin, Director Training Operations Europe chez Covidien, qui souligne tous les savoir-faire que la démarche de "migration" d'une plateforme à l'autre permet de construire en matière de stratégie Digital Learning ou de conduite de projet.

C'est d'une réflexion menée il y a trois ans sur le recentrage de notre activité eLearning autour de deux plateformes LMS au maximum au niveau mondial (au lieu des 21 solutions qui existaient alors au gré des besoins qui avaient émergés localement) qu'est issu notre choix / partenariat avec la solution LMS Cornerstone OnDemand. Tout aussi intéressant que le résultat final (une plateforme cadrée avec notre politique de formation), le chemin que nous avons parcouru pour l'atteindre : multinationale de 40.000 salariés, Covidien avait besoin d'une solution robuste, agile et capable de permettre l'implémentation de stratégies variées en fonction des régions et business units concernées (organisation matricielle).

Le Sponsor : indispensable

Dès l'origine du projet, une instance spécifique - le "Leadership Committee" - a été créée pour définir l'étendue et l'objet du projet aussi strictement que possible. Ce comité était composé de Vice-présidents, principalement étatsuniens, pour s'assurer de la cohérence du projet avec les stratégies digitales et RH globales. Au sein de ce comité un "Sponsor" a été désigné, garant de la pérennité du projet et de son financement - une étape préliminaire cruciale dans la réussite d'un projet de cette envergure.

L'équipe opérationnelle projet : n'oublier personne…

Pour la partie opérationnelle du projet qui s'est ensuivie, une équipe "Core Project" a été mise en place, avec à sa tête un directeur de projet spécialisé dans les projets IT, et des responsabilités clairement attribuées lors d'une réunion téléphonique regroupant les acteurs opérationnels majeurs du eLearning. La représentation des différentes Business Units étant assurée ainsi que celle des RH, il est apparu évident qu'il fallait absolument avoir une réflexion englobant les enjeux des différentes région couvertes, et pas seulement les enjeux "occidentaux". Au sein de cette équipe, j'ai donc animé une équipe informelle de eLearning Managers locaux basés en Europe, Asie-Pacifique et Amérique du Sud.

Le cahier des charges : complet, détaillé et informé

L'équipe "Core Project" a ensuite scrupuleusement défini le cahier des charges, non seulement en fonction des impératifs stratégiques énoncés par le Leadership Committee, mais aussi des objectifs et expériences de chaque membre de l'équipe Core Project, de la vision dynamique que chacun pouvait avoir de l'évolution à moyen terme des solutions LMS, tout en restant à l'écoute des eLearning Managers locaux. Nous avons acquis des études (par exemple celle du Magic Quadrant du Gartner Group) pour compléter notre vision dynamique du eLearning et des acteurs du marché, sachant que nous avions d'emblée choisi d'écarter les éditeurs open-source.

Processus de sélection : la possibilité d'un outsider !

Une quinzaine de solutions ont été examinées, notamment à partir des recommandations des opérationnels qui les avaient testées soit dans le cadre de leurs activités (je rappelle que nous utilisions alors 21 plateformes LMS différentes dans le groupe Covidien), soit sur des salons du eLearning. Analyse rigoureuse des réponses, pour aboutir à une "short list" de 5 solutions… à laquelle j'ai pu ajouter in fine Cornerstone OnDemand (l'outsider…) en insistant auprès de mes collègues aux Etats-Unis. Puis trois jours d'audition de ces 6 éditeurs, dans le cadre d'une soutenance aux Etats-Unis ; délibération et attribution à chaque solution d'une note sur des critères clés eux-mêmes pondérés. A l'issue de ces réunions, nous sommes parvenus au constat que l'outsider proposait la meilleure réponse à notre cahier des charges et à l'évolution que nous pressentions de nos besoins et de l'évolution technologique de ces solutions. Last but not least : la négociation tarifaire, et cette bonne pratique : il est préférable que l'équipe projet s'adjoigne les services du département Achat pour mener cette négociation et parvenir à un accord équilibré avec notre nouveau partenaire, alors que nous allions lui donner accès à une grande partie de nos 40.000 employés dans le monde.

Déploiement de la solution : penser à la gouvernance

Vendre la solution en interne n'a pas été très compliqué, car nous avions pris soin de convier toutes les parties prenantes autour de la table et de prendre en compte leurs besoins. L'implémentation technique, comprenant l'interfaçage avec notre SIRH a été menée par notre département informatique (qui était représenté au sein de l'équipe "Core Project"). La maintenance et l'évolution de la solution sont à ce jour suivies par un Conseil de Gouvernance composé de spécialistes eLearning en interne et le référent dédié au compte Covidien chez notre fournisseur. Ce Conseil de Gouvernance donne également les grandes orientations eLearning de l'entreprise, permettant d'aligner ces dernières avec les évolutions souhaitées de la solution.

Cette démarche a permis de satisfaire aux quatre axes de notre stratégie LMS : simplicité d'utilisation de l'interface utilisateur mais aussi administrateur ; capacité à offrir un audit, historique de toutes les manipulations effectuées par les administrateurs dans le cadre d'éventuelles requêtes de service étatiques ; existence d'une roadmap chez l'éditeur garantissant l'émergence rapide d'une solution mobile ; modèle Saas (Cloud).

4 axes stratégiques, 12 membres dans l'équipe "Core Project", 15 solutions évaluées.

18 mois de travail passionnant !

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